Consultas de usuario con ejemplo práctico

Introducción

Aparte de los informes estándar de SAP B1, la aplicación lleva consigo una herramienta de creación y generación de consultas al sistema, que puede ser personalizado por el usuario. Al fin y al cabo, es un generador de consultas en lenguaje SQL con el que se accede directamente a la base de datos.

En el post de hoy vamos a hablar de las Consultas de usuario. Esta herramienta permite realizar desde informes sencillos a complejos en SAP B1. Con ella podremos explotar a modo de consulta toda la información existente en nuestro ERP.

Ejemplo práctico

Explicaremos su funcionamiento a través de un caso práctico que exponemos a continuación. Deseamos controlar el saldo comprometido que tenemos con el cliente y comparar este saldo comprometido con su límite de crédito. Entenderemos el saldo comprometido como el saldo del cliente, el importe en albaranes de venta y el importe en pedidos de venta del cliente.

Creación de la consulta

El modo más sencillo para la creación de consultas es a través del Asistente de consulta al cual podemos acceder desde el menú de Herramientas-->Consultas-->Asistente consulta, que nos mostrará la ventana del asistente de consulta que se muestra a continuación y ejecutaremos la opción Siguiente.

Selección de tablas

La siguiente ventana nos permitirá indicar de que tablas de SAP B1 queremos obtener información nos situaremos en la casilla señalada en la imagen y presionaremos la tecla TAB para que muestre la lista de elementos como muestra la imagen. Buscaremos la tabla de Interlocutor comercial y la seleccionaremos.

Una vez seleccionada la tabla avanzaremos en el asistente presionando el botón siguiente y se nos mostrará la ventana de selección de campos a mostrar en el informe.

Selección de campos

En la ventana de selección de campos podemos seleccionar todos los campos de la tabla de clientes situándonos sobre la columna Campo y presionando la tecla TAB y se desplegará la lista de campos disponibles como muestra la imagen.

Seleccionaremos los campos Código IC, Nombre IC, Saldo de la cuenta, Saldo de notas de entrega pendientes en moneda de interlocutor comercial, Saldo de pedidos pendientes y Límite de crédito. Tal y como muestra la imagen.

Una vez seleccionado los campos avanzaremos en el asistente presionando el botón Siguiente dos veces, pues no indicaremos ningún filtro por defecto y podremos visualizar la consulta mediante el botón finalizar.

Grabar la consulta

Una vez generada la consulta la podremos grabar presionando el botón de Grabar que se muestra en la imagen y seleccionado la categoría de la consulta y el nombre que le daremos.

Consideraciones

Es importante destacar que los datos están en la base de datos de nuestra empresa, pero que se necesita de un conocimiento extra para conocer en que tabla (ubicación) se encuentra el dato que necesitamos, o como realizar una consulta cruzada entre varios datos (campos o tablas).

Cálculo del lote económico en SAP Business One.

En este post, expondremos como poder obtener, para cada artículo, una nueva información relacionada con el stock, el lote económico, calculado según la formula de Harrys-Wilson. En 1934, Wilson introduce el concepto de Lote Económico, mediante una formula, que permite calcular la cantidad óptima de reabastecimiento y el tiempo óptimo entre dos pedidos de un producto para una entidad dada (planta, centro logístico, almacén,…). Existen unas premisas a tener en cuenta:

• El horizonte que afecta a la gestión de stocks es ilimitado, por lo que el proceso continúa de forma indefinida.
• La demanda es continua, conocida y homogénea en el tiempo, por lo que se supone que la tasa de consumo es D unidades/año.
• El plazo de entrega, L, es constante y conocido.
• No se aceptan rupturas de stock.
• El coste variable de adquisición es constante, CA €/unidad.
• La entrada del lote en el sistema es instantáneo al transcurrir el plazo de entrega.
• El lote tendrá siempre el mismo tamaño, para que los parámetros del modelo sean constantes.
• Se considera un coste de lanzamiento del pedido de CL €/pedido. Este es el coste total de ejecutar, seguir y realizar un pedido.
• Se considera un coste de posesión de stock igual a CP €/unidad. Este es el coste total de almacenar un articulo, (espacio, gestión, manipulación, financiación,…).

El lote económico, Q es la cantidad del lote asociado a los mínimos costes relacionados con los stocks, es decir, se trata del lote que minimiza la función de coste total anual de stock. Para aplicar este concepto a SAP B1 crearemos 2 campos de usuario a cada artículo, uno para Coste de lanzamiento (CL), y otro para Coste de Posesión (CP). Estos campos deben rellenarse con los costes adecuados. Crear una query para aplicar la formula de Wilson, y obtener para cada artículo el lote económico. El contenido de la Query es:

declare @dataInicio datetime
declare @dataFinal datetime
declare @tempo int

SET @tempo=(SELECT TOP 1 T0.TRANSNUM FROM OINM T0 WHERE T0.[DocDate] >=[%0] AND T0.[DocDate] <=[%1])
SET @dataInicio=(SELECT '[%0]')
SET @dataFinal=(SELECT '[%1]')
SELECT s.itemcode ,Consumo=sum(s.outqty) ,[Lote Economico]=round(sqrt( (2*max(a.U_SE_LECL)*sum(s.outqty)) /max(a.U_SE_LECP)),2) ,[NumPedidos Periodo]=round((sum(s.outqty)/sqrt( (2*max(a.U_SE_LECL)*sum(s.outqty))/max(a.U_SE_LECP))),2) ,[CicloAprov. Dias]=round(datediff(day,@dataInicio,@dataFinal)/(sum(s.outqty)/ sqrt( (2*max(a.U_SE_LECL)*sum(s.outqty))/max(a.U_SE_LECP))),0)
FROM OINM s JOIN OITM a ON a.ItemCode=s.ItemCode
WHERE s.docdate BETWEEN @dataInicio AND @dataFinal
AND s.outqty>0 and a.U_SE_LECL>0 and a.U_SE_LECP>0
GROUP BY s.itemcode
ORDER BY s.itemcode

Al ejecutarla, nos pide como parámetros el ámbito de tiempo entre fechas para calcular el consumo y el reparto posterior del lote económico. El resultado es el que sigue: El listado nos muestra la siguiente información:

• La primera columna nos indica el código del articulo.
• El consumo de cada artículo en el periodo indicado al inicio.
• El lote económico según la formula de Wilson y los datos entrados.
• El numero de pedidos a realizar durante el periodo estudiado.
• El ciclo de aprovisionamiento en días, o cada cuantos días es necesario realizar un pedido.

Al final, con estos datos, podemos utilizarlos en el aprovisionamiento estándar de SAP B1 de la siguiente forma:

• El dato de Lote económico guardarlo en el campo 'Pedido múltiple' de la pestaña planificación del maestro de artículos, así se utiliza en el cálculo de necesidades (MRP) estándar de SAP B1.

No cabe decir que el lote económico es un valor teórico, que se debe tomar como tal y cada usuario debe ser consciente de utilizarlo de la mejor manera posible dentro de los parámetros reales y restricciones que puedan imponer los proveedores, tales como paquetes, múltiplos, cantidades mínimas, etc. Es decir, la cantidad del lote económico nos indica una posición optima, que deberá ser ajustada a la realidad en la medida de cada caso.

Introducción de decimales con el teclado numérico

Uno de los inconvenientes con el que se enfrentan los usuarios de SAP B1 (y otros ERP's) que trabajan con cifras constantemente es la imposibilidad de usar el separador decimal del teclado numérico. En la mayoría de teclados esta tecla está asociada al punto ".", separador decimal utilizado en muchos países. En cambio, en otros países como España, el separador decimal más común es la coma ",", hecho que nos obliga a utilizar la del teclado normal para entrar decimales en SAP. Algunos programas de uso habitual, como el Excel, cambian internamente el "." por la "," en el teclado numérico, haciendo que los usuarios que trabajan con números se hayan acostumbrado a su uso.
Sin embargo, otros programas como SAP B1 no ofrecen la misma opción, así que a continuación os planteamos 2 alternativas para permitiros trabajar a vosotros también con el teclado numérico.

Cambio de la configuración del sistema

A través del formulario de Parametrizaciones generales, en la pestaña Visualizar, se puede indicar que carácter queremos usar como separador de decimales y de miles. Si definimos el "." como separador decimal, se podría utilizar el teclado numérico.
No obstante, esta opción no es muy recomendada por 2 razones básicas:

• El cambio afecta a todo el sistema, incluida la impresión de documento, con lo que los números pasarían a imprimirse en los documentos en formato 1,234.56. Este formato no es común en España y podría llevar a confusión.
• Algunos formularios personalizados desarrollados por los partners pueden no respetar la configuración de SAP.

Remapear el teclado numérico

Desde SEMIC recomendamos utilizar alguna herramienta gratuita que permita cambiar los valores de las teclas de nuestro teclado, simulando lo que hace el Excel. De este modo, se puede "convertir" la tecla "." del teclado numérico en una ",", permitiéndonos entrar los decimales en SAP más fácilmente.
En este post os explicaremos como hacerlo con el programa KeyTweak. Para ello debéis descargar el programa desde esta url e instalarlo. El proceso de instalación es rápido y simplemente se deben seguir los pasos indicados por el asistente. Finalmente lo ejecutamos (por defecto estará en Inicio > Programas > KeyTweak > KeyTweak) y seguimos estos 4 sencillos pasos:

1. Seleccionamos la tecla 104, correspondiente al "." del teclado numérico.
2. En la lista desplegable, seleccionamos el carácter en el que queremos convertir la tecla anterior, en nuestro caso, la ","
3. Hacemos clic en Remap Key, acción que nos envía la solicitud a la lista de remapeos pendientes.
4. Hacemos clic en Apply para confirmar el cambio.

El programa nos informará que el cambio no se hará efectivo hasta que se reinicie el sistema. Reiniciamos y listo!
Os recordamos que esta opción no es sólo aplicable a SAP B1, sino a cualquier programa que tengáis instalado en vuestro ordenador.
Para aquellos que os interese, os dejamos también un manual en inglés publicado por TechRepublic que explica como utilizar dicho programa.
Si tenéis dudas dejadnos un comentario y os lo responderemos encantados.

Uso de Ctrl+Tab en SAP Business One

En nuestro primer post os explicaremos los diferentes usos que puede tener la combinación de teclas Ctrl+Tab en el ERP SAP Business One (SAP B1). Si os acostumbráis a utilizar esta herramienta veréis que puede ser muy útil para acceder a información de manera rápida mientras trabajáis con el programa.

Interlocutores comerciales

Al realizar un asiento contable (Finanzas -> Asiento) podemos seleccionar un interlocutor comercial (IC) en el asiento como si de una cuenta contable se tratara. Para ello nos situaremos en el campo Cuenta de mayor y teclearemos Ctrl+Tab para que se despligue la lista de IC's.

Lotes

En todos los documentos de inventario (entrada de mercancías, salida de mercancías y traslado), compras (entrada de mercancías, devolución de mercancías, factura y abono) y ventas (pedido, entrega, devolución, factura y abono), podemos acceder a la ventana de definición o selección de lotes tecleando Ctrl+Tab en el campo Cantidad de los artículos que se gestionen por lotes o series.

Últimos precios

En el campo Precio de los documentos de compra y venta podemos visualizar con Ctrl+Tab el informe de Últimos precios de SAP, en el cual se nos mostrarán los últimos documentos de compra/venta realizados a un proveedor/cliente o, en el caso de existir Precios especiales para el cliente o proveedor se mostrarán dichos precios.

Esta utilidad es muy interesante cuando estamos negociando los precios con un cliente o proveedor, pues disponemos de forma inmediata del histórico de precios.

Disponibilidad por almacén

Si en las líneas de los documentos de compra o venta visualizamos el campo Almacén podemos acceder al stock disponible del producto en cada uno de los almacenes tecleando Ctrl+Tab.

Esta funcionalidad es útil para comprobar el stock disponible de un determinado artículo y en que almacén disponemos del mismo.

Arranca el proyecto SAP B1 Hub

Desde SEMIC hemos decidido entrar en el mundo 2.0. Queremos acercar a nuestros clientes y al resto de la comunidad los conocimientos adquiridos tras más de 25 años en el sector. Aquí podrás encontrar información relacionada principalmente con el ERP de SAP para la PyME, SAP Business One, aunque también trataremos otros temas más globales como la integración de ERP's con herramientas externas, facturación electrónica, plataformas de eCommerce y mucho más. Podrás seguirnos también en Facebook y Twitter. Mantente conectado! El equipo de SAP B1 Hub