29 de diciembre de 2010

Validación de la firma electrónica en documentos PDF


Como ya os comentamos en los 2 posts anteriores acerca de facturación electrónica (Parte I y Parte II), en SEMIC hemos optado por implementar un add-on para permitir el envío de facturas electrónicas firmadas digitalmente por e-mail. Pues bien, si bien es cierto que a nivel legal nuestra responsabilidad como emisores de la factura termina en el momento que firmamos y enviamos el documento, puede ser que nuestros clientes quieran validar la verazidad de dicha firma. Por esa razón hemos elaborado un pequeño manual de 4 páginas que os permitirá, de una manera sencilla, configurar vuestro Adobe Reader para que valide las firmas de los documentos firmados.

Con este corto pero interesante post despedimos el 2010. Aprovechamos la ocasión para desearos a todos una feliz entrada de año y que el 2011 sea un año próspero para todos. Por nuestra parte intentaremos seguir con esta la tarea de acercaros nuestra experiencia y conocimientos en el sector de los ERP's y el BI.

FELIZ AÑO!

23 de diciembre de 2010

Recomendaciones para el cierre del ejercicio


Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2010. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraídos los elementos básicos y que a continuación os presentamos.

Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

Períodos

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo periodo para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2011. Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas -> Indicadores de período
  2. Crear el nuevo período contable: Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
    • Indicar las subperíodos del nuevo período contable
    • Fijar el indicador de período creado en el punto 1
    • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2011 con fecha de vencimiento de 2012, dejemos entre 30 y 60 días de margen.
  3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos: Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
    • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
    • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
    • Actualizamos para que grabe los cambios.
    • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
    • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
    • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

Realización del asiento de regularización y cierre

Este proceso deberá realizarse al final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ellos accederemos a Gestión -< Utilidades -> Cierre del periodo.

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos y arrastrándo su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí deberemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

  • Referencia 1
  • Referencia 2
  • Fecha documento
  • Fecha vencimiento

Estos campos se deben definir tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2010 (fin del período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2011 (inicio del nuevo período).

Finalmente sólo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

El segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general la 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's.

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

 


¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2011!

20 de diciembre de 2010

Webinar sobre integración


La semana pasada realizamos la segunda entrega de los webinars sobre SAP Business One que estamos publicando conjuntamente con el portal IT-Spain.net. En esta entrega os hablamos de las posibilidades que existen de integrar SAP Business One con varias aplicaciones externas, desde una báscula para pesaje hasta una herramienta de BI.

Recordad que podéis ver el vídeo en HD desde el canal YouTube de Videos-IT.

2 de diciembre de 2010

SAP B1 8.81 Novedades


El pasado mes de noviembre salió en ramp up la versión 8.81 de SAP B1. Esta versión aporta muchas novedades respecto a la versión actual (8.8). El objetivo de este post es comentaros algunas de las novedades más interesantes y el uso que podemos darle a las nuevas funcionalidades.

En este documento podréis ver detalladas todas estas novedades.

Contabilidad

Centros de beneficio multidimensionales

Ahora en esta versión de SAP B1 se pueden definir hasta cuatro diferentes tipos de centro de beneficio y una estructura jerárquica. Con esta novedad no se hace necesario el uso de trucos como el que os presentamos en nuestro post Centros de coste multidemsionales en SAP B1. Esto va a permitir definir, por ejemplo, estructuras jerárquicas territoriales a través de centros de coste o estructuras jerárquicas empresariales.

Un caso típico que también solucionará esta nueva funcionalidad es la posibilidad de separar los centros de beneficio de los centros de coste a nivel contable.

Reglas de determinación de indicador de impuestos

En la versión 8.8 y anteriores, el grupo impositivo se define por defecto a nivel de artículo, asignando un grupo diferente para compras y para ventas. En el caso que, debido a las características del cliente o proveedor, este impuesto sea diferente, se puede definir un grupo asignado al IC que sobreescriba el de todos los artículos que se compren o vendan, independientemente del impuesto del artículo. Así pues, en el caso de los proveedores de la UE a los caules vendamos artículos con varios tipos impositivos diferentes, es necesario modificar de modo manual estos grupos a nivel de documentos de compra.

Ahora, con la versión 8.81, es posible indicar excepciones para asignar un grupo impositivo diferente dependiendo del artículo y del IC, solucionando este tipo de problemas.

En próximos posts trataremos la gestión de grupos impositivos en la versión 8.81 en profundidad.

Otras novedades

A continuación os detallamos otras novedades del módulo de contabilidad:

  • Presentación preliminar del asiento, posibilidad de visualizar el asiento que va a generar un documento antes de contabilizarlo.
  • Proyectos, se podrá definir el estatus de los proyectos y la posibilidad de asignar el proyecto a un mayor número de documentos, como por ejemplo las listas de materiales y/o órdenes de fabricación.

Compras y ventas

Oferta de compras

SAP B1 ha incluido la Petición de oferta, un nuevo documento de compras que se utilizará para la realización de ofertas de compras. También existe un asistente para generar ofertas a varios proveedores y poder seleccionar aquella oferta que tenga mejores condiciones. Con esta nuevo documento podemos controlar los presupuestos pedidos a los proveedores y automatizar la selección del mejor presupuesto, lo que mejorará notablemente la gestión de compras.

Documentos periódicos

Ahora se pueden definir documentos que se repiten periódicamente. Por ejemplo, un cliente que cada semana realice el mismo pedido, o bien una empresa de servicios de alquiler que facture mensualmente el alquiler de un producto o servicio. En estos documentos periódicos se podrá especificar la clase de documento, la frecuencia de repetición, la fecha de ejecución y la duración de la repetición. El sistema permite también definir alertas para la ejecución de estos documentos.

Reapertura de cantidades de artículos en pedidos

Esta nueva funcionalidad permite, una vez cerrado un pedido ya albaranado, volverlo a abrir si hacemos una devolución total o parcial. De ese modo el pedido puede ser utilizado de nuevo para generar el albarán corregido.